Händlerportal statt Telefonschleife: Self-Service aus dem ERP
Wie ein Industriebetrieb seinen Händlern Aufträge, Lieferungen und Rechnungen rund um die Uhr zugänglich macht, ohne den Innendienst zu belasten.
Ausgangslage
Ein Industriebetrieb verkauft seine Produkte über Händler. Diese Händler haben ständig dieselben Fragen. Wie ist der Status meines Auftrags? Wann kommt die Lieferung? Kannst du mir die Rechnung nochmal schicken?
All diese Daten liegen vollständig im ERP. Für den Händler sind sie aber nicht direkt erreichbar. Also greift er zum Telefon oder schreibt eine Mail. Der Innendienst sucht den Vorgang heraus, kopiert Zahlen zusammen und antwortet. Das bindet auf beiden Seiten Zeit. Und eine Antwort dauert schnell mehrere Stunden, manchmal bis zum nächsten Tag.
Bei tausenden Kunden und zehntausenden Aufträgen wird daraus ein dauerhafter Strom an Routine-Anfragen. Jede einzelne ist klein. In Summe kostet es echte Arbeitszeit, die für wichtigere Aufgaben fehlt.
Lösungsansatz
Die Idee ist einfach. Der Händler soll selbst nachsehen können, statt zu fragen. Dafür braucht er ein Portal, das seine Vorgänge aus dem ERP zeigt. Aber nur seine eigenen, und immer aktuell.
Wichtig war eine klare Trennung. Das ERP bleibt das führende System. Das Portal liest die Daten, schreibt aber nicht ungeprüft zurück. Zwischen beiden steht eine eigene Datenbank, die regelmäßig mit dem ERP abgeglichen wird. So bleibt das ERP unbelastet, und das Portal antwortet schnell.
Dazu kommt eine harte Zugriffsregel. Ein Händler darf ausschließlich seine eigenen Daten sehen. Das wird nicht im Code geprüft, wo man es vergessen kann, sondern direkt in der Datenbank durchgesetzt.
So funktioniert es
Der Händler meldet sich per Magic-Link oder Einmal-Code an. Nur freigeschaltete E-Mail-Adressen kommen rein. Wer neu dazu will, stellt eine Anfrage, die ein Mitarbeiter freigibt.
Nach dem Login landet er auf einem Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen. Offene Aufträge, anstehende Liefertermine, offene Rechnungsbeträge. Von dort geht es in die Detailbereiche.
Unter Bestellungen filtert und öffnet er seine Aufträge. Im Detail sieht er jede Position, Menge, Preis und den geplanten Versandtermin. Unter Lieferungen verfolgt er den Versand samt Tracking. Unter Rechnungen lädt er jede Rechnung als PDF, direkt aus dem ERP gezogen.
Das Portal kann mehr als nachschlagen. Braucht der Händler ein neues Angebot, stellt er eine Anfrage mit Fahrzeugdaten und Fotos. Der Innendienst bekommt eine Benachrichtigung. Will er seine Adresse oder die Rechnungs-E-Mail ändern, beantragt er das im Portal. Ein Mitarbeiter prüft und gibt frei, bevor etwas zurück ins ERP geschrieben wird.
Für den Support gibt es eine Admin-Sicht. Ein Mitarbeiter kann gezielt in die Sicht eines Kunden wechseln, um beim selben Bildschirm zu helfen, ohne Daten zu vermischen.
Was es bringt
Der größte Hebel ist der Wegfall der Routine-Anfragen. Status, Termin und Beleg holt sich der Händler selbst, rund um die Uhr und von jedem Gerät. Der Innendienst wird entlastet und gewinnt Zeit für Fälle, die wirklich Beratung brauchen.
Für den Händler zählt vor allem das Tempo. Keine Telefonschleife, kein Warten auf Rückruf. Die Antwort steht sofort auf dem Schirm. Und sie ist aktuell, weil Aufträge und Lieferungen alle 15 Minuten abgeglichen werden, Rechnungen stündlich.
Dazu kommt Sicherheit. Jeder sieht nur seine eigenen Vorgänge. Änderungen an Stammdaten passieren erst nach Freigabe. Zugriffe und Datenläufe werden protokolliert.
Technik kurz
Das Frontend ist eine Next.js-Anwendung. Als Datenbank und Auth-Schicht dient Supabase mit Postgres, gehostet in Frankfurt. Die Mandantentrennung läuft über Row Level Security. Jede Abfrage wird auf den eigenen Kunden eingeschränkt, durchgesetzt in der Datenbank selbst.
Der Abgleich mit dem ERP läuft über kleine geplante Jobs. Sie pollen das ERP und schreiben die Daten in die eigene Datenbank, getaktet per Cron. Aufträge und Lieferungen inkrementell alle 15 Minuten, Rechnungen stündlich, Stammdaten täglich. Jeder Lauf wird geloggt. Das Portal liest nur mit eingeschränkten Rechten, der Sync schreibt mit getrennten Rechten. So bleiben Lese- und Schreibpfad sauber getrennt.
Fazit
Die Daten waren immer schon da, nur eingeschlossen im ERP. Das Portal macht sie für den Händler nutzbar, ohne das ERP zu öffnen und ohne den Innendienst zu belasten. Aus jeder Statusfrage wird ein Klick. Das spart auf beiden Seiten Zeit und macht aus einem reinen Lieferanten einen Partner, der jederzeit Auskunft gibt.