Das digitale Schichtbuch für die Werkstatt

Ausgangslage

In einer Montage-Werkstatt passiert viel zwischen Auftragseingang und Auslieferung. Ein Wohnmobil kommt rein, der Monteur baut eine Auflastung oder eine Anhängerkupplung an, prüft Licht und Funktion und gibt das Fahrzeug wieder raus. Was dabei dokumentiert wird, landet bisher auf Papier oder gar nicht.

Die Fotos vom Fahrzeugzustand stecken auf dem privaten Handy. Die Prüfschritte stehen auf einem Zettel, wenn überhaupt. Die Arbeitszeit schätzt am Ende jemand im Büro. Kommt Wochen später eine Reklamation, fehlt der Nachweis, in welchem Zustand das Fahrzeug ankam und was abgehakt wurde. Aussage steht gegen Aussage.

Genau dieses Problem löst das Schichtbuch. Es ist ein digitales Werkstatt-Protokoll für Tablets, das einen Montage-Auftrag vom ersten Foto bis zum fertigen PDF begleitet. Pilot ist ein Metallbau-Betrieb, der Auflastungen und Anhängerkupplungen an Reisemobile montiert.

Lösungsansatz

Das Schichtbuch sitzt zwischen ERP und Werkstatt. Die Aufträge kommen automatisch aus dem Warenwirtschaftssystem, der Monteur arbeitet sie am Tablet ab, und das Ergebnis geht als strukturiertes Protokoll zurück ins Büro.

Drei Dinge waren von Anfang an klar. Erstens: Das Tool muss auf einem robusten Werkstatt-Tablet laufen, mit großen Touch-Flächen und ohne fummelige Anmeldung. Zweitens: Es muss auch bei schlechtem WLAN funktionieren, denn Werkstattwände sind keine Freunde des Funknetzes. Drittens: Es ist von Tag eins für mehrere Betriebe gebaut, weil das Tool später auch anderen Werkstätten dienen soll.

Der Prüfablauf liegt nicht im Code, sondern als Vorlage in der Datenbank. Welche Fotos Pflicht sind, welche Haken gesetzt werden und in welcher Reihenfolge, das lässt sich pro Betrieb einstellen, ohne eine Zeile Programm anzufassen.

So funktioniert es

Der Tag beginnt mit der Tagesliste. Alle Montage-Aufträge mit Termin stehen sortiert auf dem Tablet, samt Kunde, Fahrzeug und den Positionen, die montiert werden sollen. Der Monteur wählt sich per Namen und vierstelliger PIN an, das Tablet selbst ist über ein langlebiges Geräte-Token an den Betrieb gebunden.

Er öffnet den Auftrag und stempelt sich per Knopfdruck ein. Die Dauer läuft live mit und hängt am Mitarbeiter und am Auftrag. Dann arbeitet er den Ablauf ab.

Vor der Montage hält er den Zustand fest: ein Foto vom Fahrzeugschein, ein Haken bei Wertsachen aus dem Fahrzeug genommen und Licht geprüft, dazu Fotos von vorhandenen Schäden und vom Unterbau. Diese Vorher-Fotos sind der wichtigste Teil, denn sie sichern den Betrieb gegen spätere Vorwürfe ab.

Dann folgt die eigentliche Montage. Nach getaner Arbeit hakt er die Prüfschritte ab, Licht geprüft und Funktion geprüft, und macht ein Foto vom Unterbau und vom fertigen Produkt. Stimmt etwas nicht mit dem Auftrag überein, trägt er eine Abweichung ein. Die markiert den Auftrag und erscheint hervorgehoben im Protokoll.

Am Ende drückt er auf Abschließen. Das System stempelt automatisch aus und erzeugt ein Protokoll-PDF mit allen Fotos, der Checkliste, den Zeiten und Notizen. Das Büro sieht den erledigten Auftrag und kann das PDF herunterladen.

Was es bringt

Der größte Gewinn ist der Foto-Nachweis. Wenn ein Kunde Wochen später einen Kratzer reklamiert, zeigt das Protokoll, ob der schon vor der Montage da war. Das schützt vor Haftung und unnötigen Diskussionen.

Die Zeiterfassung per Stempel ersetzt das Schätzen im Büro. Jeder Auftrag trägt seine echte Arbeitszeit, zugeordnet zum Mitarbeiter. Das hilft bei Kalkulation und Nachkalkulation.

Und das Ganze ist papierlos. Der Auftrag kommt digital rein, das Protokoll geht digital raus. Niemand tippt mehr Handschrift ab oder sucht einen verlorenen Zettel.

Ein Detail aus dem ersten Praxis-Test zeigt, wie nah das Tool am Alltag bleibt. Anfangs waren manche Prüfpunkte verpflichtend. In der Werkstatt blockierte das aber den Abschluss, wenn etwa ein Kunde den Fahrzeugschein nicht dabei hatte. Also sind jetzt alle Punkte optional. Das Tool passt sich der Werkstatt an, nicht umgekehrt.

Technik kurz

Die App basiert auf Next.js und läuft als installierbare PWA auf dem Tablet. Eingaben wie Fotos, Haken und Stempel werden bei schlechter Verbindung lokal gepuffert und synchronisieren sich automatisch, sobald das Netz zurück ist. Der Abschluss bleibt bewusst online, damit Validierung und PDF sauber laufen.

Die Daten liegen in einer Postgres-Datenbank mit Mandantentrennung, jeder Betrieb hat seine eigene Subdomain. Die Aufträge kommen über eine Schnittstelle aus dem ERP, lesend, im Zehn-Minuten-Takt. Das PDF entsteht serverseitig aus einer HTML-Vorlage. Fotos liegen geschützt in einem privaten Speicher und sind nur über signierte Links erreichbar.

Fazit

Das Schichtbuch macht aus verstreuten Zetteln und Handy-Fotos ein sauberes, durchsuchbares Protokoll. Der Monteur tippt statt zu schreiben, das Büro bekommt am Ende ein PDF, und bei Streit gibt es einen Beleg. Weil der Ablauf als Vorlage in der Datenbank steckt und das Tool von Anfang an mehrere Betriebe trennt, lässt es sich auf andere Werkstätten übertragen, ohne neu gebaut zu werden.