Briefing per KI-Chat: ein Auftrags-Tool auf der eigenen NAS

Ausgangslage

Ein Website-Briefing über Mail und Telefon läuft selten rund. Infos kommen verstreut, Fotos verschwinden in Anhängen, und beim Bauen merkst du, dass die Hälfte fehlt. Dann gehen wieder Nachfragen raus und alles zieht sich.

Für twCREATIVO, ein Einzelunternehmen für Branding und Werbetechnik, stellte sich genau diese Frage. Die Inhaberin macht beleuchtete Schilder, Fahrzeugbeklebung und Aufkleber. Für ihre neue Website mussten viele Bausteine zusammenkommen: Leistungen, Marken-Gefühl, Wunschkunden, Kontaktwege, Referenz-Fotos und die Impressum-Basics. Ein klassisches Formular wäre zu trocken gewesen, eine lange Mail-Schleife zu mühsam.

Dazu kam ein klarer Wunsch: Die Daten sollten nicht in einer fremden Cloud liegen, sondern im eigenen Haus bleiben. Kein Supabase, kein externer Dienst, keine laufenden Kosten.

Lösungsansatz

Die Idee war ein chat-basiertes Intake-Tool. Eine KI-Persona namens Mila führt das Gespräch, stellt immer nur eine Frage auf einmal und reagiert auf jede Antwort. Statt eines Verhörs entsteht ein lockeres Gespräch, das die wichtigen Themen sauber abdeckt.

Die Kundin öffnet einfach einen Link auf dem Handy. Kein Account, keine App. Ein geheimer Zugangscode im Link reicht als Schutz, weil genau eine vertraute Person das Tool nutzt.

Der Clou liegt hinter den Kulissen. Der gesamte Dienst läuft als ein einziger Container auf der eigenen Synology-NAS. Er liefert die Chat-Oberfläche aus, spricht im Hintergrund mit dem Sprachmodell und legt alle Daten lokal ab. Öffentlich erreichbar wird das Ganze über einen vorhandenen Server, der per privatem Tunnel auf die NAS weiterleitet. Die NAS selbst bleibt also nicht offen im Netz.

So funktioniert es

Der Ablauf ist bewusst einfach gehalten.

Mila begrüßt die Kundin mit Namen und legt los. Sie fragt nach den Leistungen, nach dem Steckenpferd, nach dem Gefühl, das die Marke vermitteln soll, und nach den Wunschkunden. Zwischendurch fordert sie aktiv dazu auf, Fotos hochzuladen. Lieblings-Projekte, das Logo, Material. Jedes Bild bekommt sofort eine Vorschau und einen Haken, sobald es sicher gespeichert ist.

Wer lieber spricht statt tippt, schickt eine Sprachnachricht. Die wird automatisch in Text umgewandelt und fließt direkt ins Gespräch ein.

Verlauf und Uploads werden geräteübergreifend gespeichert. Die Kundin kann jederzeit pausieren, das Handy weglegen und später über denselben Link genau dort weitermachen, wo sie aufgehört hat. Nichts geht verloren. Wenn das Gespräch länger wird, bietet Mila von sich aus eine Pause an, damit es entspannt bleibt.

Am Ende fasst die KI alles zu einer strukturierten Übersicht zusammen. Diese Zusammenfassung landet zusammen mit dem kompletten Chat-Verlauf und allen Bildern als saubere Dateien in einem eigenen Ordner pro Sitzung. Optional kommt ein kurzer Hinweis aufs Handy, sobald ein Briefing fertig ist.

Was es bringt

Der größte Gewinn ist das fertige, sortierte Briefing. Aus einem Gespräch wird automatisch ein vollständiges Konzept, mit dem sich direkt arbeiten lässt. Kein mühsames Durchlesen langer Mail-Verläufe mehr.

Im konkreten Fall hat eine einzige Sitzung gereicht, um aus knapp neunzig Nachrichten und mehreren hochgeladenen Bildern ein komplettes Website-Konzept abzuleiten: Marke, Aufbau der Startseite, Leistungen, ein geplanter Nischen-Shop, Kontaktwege und die rechtlichen Pflichtangaben. Daraus ließ sich direkt ein freigabereifes Konzept formulieren.

Genauso wichtig: Die Daten bleiben im eigenen Haus. Personenbezogene Angaben wandern nicht in eine fremde Cloud, sondern liegen auf der eigenen NAS. Das ist sauber im Sinne der DSGVO und verursacht keine monatlichen Gebühren.

Und der Ton macht den Unterschied. Weil das Tool wie ein nettes Gespräch wirkt und nicht wie ein Pflicht-Formular, bleibt die Kundin dabei und liefert wirklich alles. Genau das senkt die Abbruchquote, die jedes lange Formular plagt.

Technik kurz

Der Kern ist ein schlanker FastAPI-Dienst in Python. Er stellt drei Routen bereit: eine für den Chat, der das Sprachmodell anspricht, eine für den Bild-Upload mit Prüfung von Dateityp und Größe, und eine für die Zusammenfassung. Dazu kommt eine Route für das Wiederaufnehmen einer Sitzung und eine für die Sprach-Transkription.

Das Frontend ist eine einzelne Seite ohne Build-Schritt. Der System-Prompt der Persona liegt sicher im Backend, nicht im Browser. Dateinamen und Sitzungs-IDs werden bereinigt, damit nichts außerhalb des vorgesehenen Ordners landet. Verpackt ist alles als Docker-Container mit einem Mount auf den NAS-Speicher. Das ganze Setup kommt ohne Workflow-Tool und ohne externe Datenbank aus.

Fazit

Ein chat-basiertes Intake-Tool macht aus einem zähen Briefing-Prozess ein angenehmes Gespräch. Die Kundin liefert mobil und in ihrem Tempo alles Nötige, inklusive Bildern und Sprachnachrichten. Am Ende steht ein sauberes, strukturiertes Konzept.

Weil alles auf der eigenen Hardware läuft, bleiben die Daten im eigenen Haus und es entstehen keine laufenden Cloud-Kosten. Für eine selbstständige Person mit vielen Ideen und wenig Zeit für Formular-Frust ist das ein leiser, aber spürbarer Unterschied.